準備一個大紙簍

你或許遇到過這樣的情況：上班快要遲到了，你還沒有走出家門，依然在雜亂無章的物品堆里翻找你的鑰匙或是眼鏡。此時你才發現，你的房間里積攢了那麼多沒有用的東西，它們遮蔽了重要的物品，而你明明可以早一點兒丟掉它們。

社會學家和經濟學家肯尼士·包汀認為，在社會系統中，知識比資料更重要。資料是知識的來源，而知識不僅僅是資料，它是從資料中篩選出來的。在企業中會有一些辦事機構，它們常被稱作廢紙簍，也就是說，它們收納了很多資料，避免這些「廢紙」干擾高層領導的決策。

怎樣才能不把自己埋在資料堆里呢？一個簡單的辦法就是預備一個大紙簍，這是你丟棄那些無用資料的絕好地方。有的人習慣把資料堆起來，日久天長，越積越多，甚至像座小山，這就佔據了你大量的時間和空間，甚至成為心裡的一大壓力，它們對你沒有任何益處，你只是成了一個「垃圾」保管員。

文件分類方式有很多，準備一個大紙簍，也是其中之一。當你處理文件時，你會體會到它的作用。怎樣處理好文件呢？以下幾個方面值得注意。

（1）有些文件需要立即處理，不要耽擱。

（2）閱讀後保存下來。在閱讀時你會發現哪些是你需要的，將其保存好。

（3）進一步閱讀時發現有些東西可以不用，就立即丟掉，將有用的東西保留。

（4）準備一個收納文件的地方。

最後一項說的就是廢紙簍。廢紙簍中丟掉的文件數量，標誌著你時間的利用情況。

有的人習慣於保存很多記錄，這看似是個好的習慣，其實卻說明了某種心理上的不安。我們不妨自問一下：我們究竟多久才會調出這些保存的記錄，這些資料有多大必要這麼保存著？如果沒有它們，就一定會出現什麼不利的情況嗎？我們擔憂的也許根本不會出現，至少一旦有一天真的需要查閱這些資料，我們完全可以在其他部門或某個人的檔案中找到答案，甚至你僅僅需要打個電話就可以落實了。

這樣做並不是說資料就一無是處，但我們實在沒有那麼多的時間和精力去記錄、彙集、整理、歸納乃至保存，這要耗費我們很多的精力和時間。如果這樣做的話，我們會有很多東西需要整理，比如日積月累的通報、公文等。如果我們把大量甚至全部的時間都用在這上面，對工作的進行會產生多大的推動作用？

電腦中存儲的文件也是如此。電腦的功能在於處理資料，但電腦中的文件無法直觀觀察，因此處理起來也比較難。你可以創建不同類別的文件夾，將文件逐一分類，但你首先需要考慮一下，這些文件夾是否真的有必要保留。如果你的電腦中已經有了無數個文件夾，想要一一查看這些文件的內容幾乎不大可能，那麼，你不妨新建一個起到收納作用的文件夾，當你發現幾乎不用的文件時，就把它拖入收納文件夾中，半年或一年後，如果你始終沒有打開過這些文件，那麼就把它們全部刪除掉。如果有一些今後必定會用到，但是短期內用不上的文件，那麼你可以建立一個管理文件夾，把這些文件全部歸入其中，將來需要用到時可以很方便地查找。