23．做簡報有技巧(2)

第二步，別只是單方面地「輸出」，務必達成彼此之間互動對話與討論的目的。儘管有些評價簡報成功與否的標準不一定正確，但這些標準跟簡報的真正效能毫無關係。簡報是否成功，跟談話內容的改變有很大關係。傑出的簡報能夠在觀眾之間立刻引起激烈的對話與討論，並且會直接影響到下一步所要談話的話題。也就是在報告的同時，他們就可以形成自己的決策、優先順序及行動。因此，真正能夠反映簡報效果的決定因素，是報告者所言所行能否對人們談話與討論的內容有決定作用。如果認為是成功的簡報，那簡報之後，大家談論的內容是他們以前不曾談論過的內容，那麼會議的過程就應該是少做「報告」，較多地引發聽眾的互動式討論。第三步，如果有必要對聽眾表示出尊重與關心，而做幻燈片又是非常重要時，你就進行以下一些步驟。首先，製作一頁摘要。不管你的簡報多簡短、多有重點，大家還是想看到一頁簡明扼要卻又面面俱到的摘要。這當然與簡報重點的綱要截然不同，而是為聽眾製作的內容摘要。其次，在作報告的過程中，運用１：３比例決定投影片的張數。如果投影片大多是文字、數字和圖表，那麼在簡報的每三分鐘間插播一張投影片。一小時的簡報至多應該有２０張投影片，半小時的簡報至多１０張。１：３的比例，有利於人們在作簡報時自我約束，形成一種溝通的紀律。再次，最好在作簡報前，而非簡報結束后，發給在場成員每人一份講義。記住，越能有效調動人們的聽、看、記，就越能被人理解、保留、討論，也就越能產生作用。