25．提倡有效開會(1)

有的人的一生就是由一連串的會議組成的，會議被分割成一連串１５分鐘的片段。要完美無缺地組織一場會議，將每件事的每個細節都安排得有條不紊，有相當的困難。不論一個公司的企業文化多優秀，不論自己的目標多麼清楚明確、技巧多麼精銳以及同事多麼傑出，一次會議，所有人性的惡習、美德、**、怪癖、缺陷、包袱以及才華等，都是無形的受邀者。即使如此，大多數人每天還是必須負責許多不怎麼重要但仍然必要的會議。由於會議設計與會議主持要掌握那麼多細節、要精通那麼多事情，因此，你首先要專註以身作則這一項指導原則。將自己發起的會議，安排成為能夠使自己都想參加的那種會議，並以高度民主的熱忱歡迎應該出席會議的人。如果你專註於這兩件事，其他一切就會水到渠成。多數人，至少都參加過一次幸運的會議，比如是一次令人興奮、改變一生的會議；也至少參加過一次令人心煩意亂、理不清頭緒的會議，比如是一次自己都莫名其妙地自問「我在這裡幹嘛」的浪費時間的會議。這裡，我列舉一些比較成功的「模範會議」：一、有位中層經理，在公司主持一個「六個標準差會議」時，他在會中拒絕其他人的任何評論，只是不住地給人們提出問題。這對於改變整個會議的確起到了很大的推動作用。團隊為這次會議提出的問題找到了自己的答案，並在此基礎上設定了新的目標。二、一家軟體公司的資深主管在簡報前的最後一分鐘，毅然放棄了自己辛苦做好的簡報稿，邀請了一組顧客進來，發表對公司產品的看法。這次會議雖然過去了很多年，但大家至今還是記憶猶新。三、一位在品牌影響力很大的成衣製造公司任職的執行長，把預定的議程撕成碎片，他在會中帶領來自３８國家的２５０位公司主管，到當地的一個購物中心。他們直接從顧客及零售商的角度，研製、開發和創新了自己的產品，贏得良好的銷售業績。四、一家超大型銀行為了在幾天內用同樣的方式，將同樣的信息內容傳達給十萬名以上的與會者，他們需要重新設計他們的會議。這家銀行了解到在會議中，與會者需要深入討論，但他們目前的網路科技遠遠無法處理這項需求。解決方法是用預先排演錄製好的「引言人」，例如他問一個問題之後，熒幕就空白一段指定時間，讓大家討論，然後他又出現在熒幕上問另一個問題。會議盛況空前，反應及效果出奇地好！任何一個人只要有機會主持會議，這些經驗應該都成為他成功主持會議的直接經驗。一個人從簡單的家庭聚會中，或是從自己學生時代最奇妙的一次經驗，或者是曾看過自己的良師益友如何進行會議中，都可以得到「模範會議」的直接經驗。成功會議的直接經驗的來源不勝枚舉，只要是來自你內心的感受，而不是來自某個會議技巧指南，都能有所收穫。現在開始簡單工作記住，職場行為三法則之一，就是為別人負責，當你準備會議時這一法則同樣適用。當自己同意發起或主持一項會議時，請用為別人生命負責的態度來處理這項任務。為此，我們進行以下步驟：第一步驟，對會議主題形成決定，並決定讓哪些人參加。會議總共只有三種類型，第一種是動腦會議。這種會議是創新會議，要求創造新構想、新點子、新方法等，這種會議的參與者一般包括：具有叛逆精神與叛逆行為的人，與他人思考格格不入的人及議題的專家，因此，必須想好哪些人應該出席會議，並將會議的主題意思說清楚。第二種是培養團隊親和力與默契感的會議。這種會議是所有應該具備親和力與默契感的人都應參加的，會議主持人應當邀請適當的人出席，並講明會議的主要目的。第三種會議是決策、計劃會議。這種會議是決策者與執行決策者必須參加的會議，會議主持人應該邀請參與決策的所有人與執行決策的所有人。第二步驟，對剛說過的那三種會議應該置之不理。如果刻意地以以上所提的三種方法來看待自己的會議，那就犯了紙上談兵的錯誤。現實生活里，包括完善規劃的大部分會議，都是這三種會議的組合。會議主持人之所以要搞清這三類會議之間的差異，最主要原因就是要邀請適當的人參加會議（或電話會議、線上會議）。如果你邀請到適當的人出席會議，會議細節出現問題時，他們就會主動幫忙彌補會議的失誤，或者當會議偏離主題意思時，他們也會幫忙拉回到正題上來。如果你真的尊重別人的時間，那麼為了作出決策或完成工作，就不會像開「讓你留在圈內的聯誼會」一樣，而是邀請最少的人來參加會議。這樣，你就不會像那些沒有效率的經理人一樣，做他們最常做的事情。第三步驟，對成功的會議必須有一個正確的界定。為此，首先需要界定的，就是行為的成功。你可能從會議的所見所聞中得知會議的成功與否。在事前，就對自己提出以下這些問題：▲說話的雙方分別是誰？他們之間說些什麼？▲如果他們能夠明白你的意思，你會得到什麼樣的反應或意見？▲有時，令人不舒服的討論反而會帶來某些突破。一個困難且成功的討論會成為什麼樣子？從中自己能聽到什麼又能看到什麼？