13.習慣三你是它們的主人（2）

我們每個人都有一天的條理被打亂的類似經歷，其實，有一些

到掌控之中的重要性。***

看看你製作的哪些表格是不需要的。

精簡所有你收到的文件、資料或其他信息。

不要自找麻煩，退出垃圾郵件名單。

在一年中的最佳時機（新年、初春、生日、搬家）清理文件。

習慣三你是它們的主人

拿什麼拯救你，電子郵件

◎電子郵件佔據了你的一天嗎？

◎為什麼電子郵件會讓你上癮？

◎基本原則和常識

◎擺脫電子郵件的煩擾

為了準備一次在商業印刷企業年會上的演講，我拜訪了當地一家大規模印刷廠的運營副總裁，他在辦公室接待了我。他有一個見解給我留下了極為深刻的印象，同時也一直是我努力的目標：不要讓電子郵件支配你的一天。這句話對於如何實現工作目標也有著非常重要的借鑒意義。

◆電子郵件只是工具

當然，你在一天或一個星期之內收到的重要電子郵件，是值得你花時間和精力去應付的。但是，如果你的時間和精力是被電子郵件而不是計劃中更重要的工作所支配的話，這些等著你去完成的工作會變得不那麼重要，結果也不會像你計劃中的那麼令人滿意。

電子郵件和普通郵件、電話一樣，只是一種交流工具。它取代了面對面的交流、郵件快遞、偶爾的會面和直接交談。它所有的這些功能雖然重要，並且給你帶來了便利，但並不代表它可以取代你，支配你的工作、時間和你的一天。

◆管理郵件的智慧

韋恩認為，對大部分人而，管理書桌上那一大堆文件，已經是一件困難的工作了，更不用說要管理他們電腦里的那些郵件和信息了。「你收集的垃圾越多，你可用的空間就越少。電腦會讓我們保存更多沒用的信息。」

盡量減少保存的信息可以為你節省時間。

如果你每次都要在幾百條信息之中找到你需要的信息，那麼你的效率太低。實際上，你收到一條新的信息之後，許多存儲過的信息都會變得多餘。及時更新信息，往往比一下子面對堆積成山的、未整理的信息要容易許多。

把郵件里的信息存到硬碟

如果你所在的公司用電子郵件伺服器存儲郵件，為了防止伺服器爆滿，系統管理員會給每位使用者的郵箱設置一個容量。了解你郵箱的容量，並提前做好準備。你可以把郵件信息保存在你的電腦硬碟的一個郵件文件夾中。

如果你不使用郵件伺服器，那麼你就要為你的郵件備份。為了

謹慎起見，你可以把重要的信息存儲在cd或dvd里，或者把它們制

成文檔。

上午閱讀郵件

早晨到達辦公室，先不要急著工作。你可以在忙碌的工作到來之前，安靜地思考幾分鐘，為這一天的工作做個安排。

對有些人來說，打開郵箱是一天工作很好的開始。也許你這天的工作計劃，跟你收到的郵件有關。你可以在一天的工作開始之前看郵件，也可以在完成一天的工作任務之後再打開郵箱，這取決於你的工作性質。如果你的職務是助理或秘書，你的郵件通常是關於

目有關的內容都保存在這個文件夾里。這樣，雙方的談話內容你都

有文件記錄，以便日後查證。項目結束后，你可以刪除整個文件夾、把它和其他文件合併、

摘取其中重要的部分或者把它歸檔。

設定時限

如果電子郵件不是你的工作職責，不要讓它影響你一天的工作。找出你一天中效率最高的時間，在這段時間把電子郵件擋在外面。

如果你通常在下午3點最沒精神，可以在這個時候安排半小時

查看郵件。遵守這個時間限制，否則你有可能把一整天都浪費在查收、

閱讀和回信上。

把無關緊要的郵件整理在一起后，如果你沒時間回復，可以把它們刪除。如果你有段時間不在辦公室，把郵件瀏覽一遍，先看最新的。如果有幾封郵件都是來自同一個人，時間最近的這一封可能包含更多信息，或者告訴你前面的信都已經得到了解答。