21.習慣五目標管理方程式（3）

緩一緩，給自己一個整理思緒的機會，想出一個更連貫的計劃，深呼吸、喝杯茶，重新開始。

知道哪樣東西在文件夾或磁碟里的哪個位置，能讓你自如地專註於有創造性、有意義的重要任務，而不是周圍一些雞毛蒜皮的小事。

◆管理好你的時間

在工作中，管理你的時間對你取得成功是十分必要的。在拿起這本書之前，你也許已經讀過很多關於管理時間的書。其實，管理時間最大的訣竅就是加快速度，提高自己的工作效率——在這之前，你需要放慢速度，想一想如何前進。

積秒成年

你有沒有考慮過，你的一生到底有多少時間？而在每件事上你又花了多少時間？

假設，你22歲大學畢業，一生中工作48年，也就是到70歲。在這48年的職業生涯中，我們通常不重視，也不會認識到「積秒成年」的道理，因此，我們不珍惜時間。試想，你每天花30分鐘做一件事，48年累積起來就是1年！

瑣碎小事會榨乾你的工作時間。把時間浪費在細枝末節上，累積影響是驚人的：你前幾年被白白消耗掉的，這段時間上帝是不會再還給你了。

你知道有哪些事你應該停下來，不再繼續浪費你寶貴的時間嗎？下面有一些建議：

允許那些沒有重要事的到訪者的打擾。

處理已經轉交他人或外包出去的任務。

不會說「不」。

浪費時間的罪魁禍

日復一日，年復一年，對辦公室員工來說，浪費時間的罪魁禍一直是這麼幾個：缺少方向、目標不穩定、計劃不周詳導致的危機管理，等等。而現在，同樣讓他們傷腦筋的還有電話、手機、手機所帶來的不斷侵擾。有個人曾經這樣向我訴苦：「我已經說不清有多少次談話過程中，對方的手機一直『嘟嘟』響，顯示有新郵件，他就馬上停下來回郵件。這些人似乎每時每刻都必須能被人找到。」

有些人不懂怎麼說「不」，有些人則在處理重要工作上缺乏鍛煉。當然，桌子、抽屜亂糟糟、書和文件堆成山、東西亂放找不到，都是做事缺乏條理的表現。

有些人不懂該怎麼分派任務給別人，任何事都想親力親為。能者多勞固然是件好事，但事事都攬上身則是愚蠢的行為。它帶來的是更多錯誤、挫折和資源的不當分配。不過，幸運的是，在這本書里你可以找到科學管理時間的辦法。

◆效率和有效性的區別

現在，我們來看看實現成功的另外兩個因素：提高效率和實現有效性。先，我們需要區別這兩個概念。

人們常常誤解效率和有效性這兩個概念，認為它們是同義詞，

可以隨意替換使用。事實上，它們是兩個不同的概念，對比使用時

意思最明確。

打個比方，你經營一家自動化洗車行，任何一天，你都希望送

來洗的車越多越好（效率），同時，每輛車都需要洗得乾乾淨淨（有

效性）。

如果徹底洗好一輛車需要花費很長的時間，一天只能洗很少的幾輛，這對你的生意不是件好事（效率低）。同樣，即使你們洗車行的洗車速度全市第一，但每輛車都洗不幹凈，這也不利於公司的長期展（無效）。因此，效率和有效性緊密相關。

提高效率

效率用來衡量生產率，即你能多快完成一件工作。

下面是有助於提高效率的一些小竅門：

養成一套早晨能快速出門的好習慣。

前一天晚上準備好第二天要穿的衣服、工作資料和公文包。

在中午以前回復前一天晚上的電話留、傳真和電子郵件。

電話交流時，專業而簡潔。

何把握效率和有效性之間的細微差別。他們明白，開出一個新軟體，

把它推向市場是一回事，而讓它在市場上有效暢銷又是另一回事。做一個有實現力的員工，高效工作，同時達到有效目標，避開

信息和交流超載，注重結果。

光有效率不夠