26．簡短地在語音信箱里留言 語音信箱的…

有的人針對語音信箱的電話留言會說，這實在太簡單了，根本不需用大腦，還需要討論嗎？可是事實並非如此。因為太多的人在電話留言時，都是現想現說，甚至是漫無邊際地喋喋不休。有更為糟糕者，他們說半天都沒說出自己的重點內容來。應當知道，電話留言前五到十五秒是關鍵時刻。絕大多數的接聽者在這段時間內，決定是否刪除、轉接、保存（等有空再聽），或是回應你的留言。當你說話三十秒后還沒說到重點，對方很可能就會刪除你的留言，或產生要刪除你的留言的想法！有效的電話留言是以適當的方式提供適當的訊息。大部分人都是在有限的時間對他們的電話留言進行檢查，例如他們在會議的片刻休息時、前往機場或登機前的片刻時間內，或者是邊檢查自己的語音留言邊吃著三明治。作為工作者，你了解並遵守這些遊戲規則，你就會成為受人歡迎的工作夥伴；而忽略了這些遊戲規則，你將成為工作中被人討厭的合作者。現在開始簡單工作首先，在拿起電話時，可以設想「反正沒有人會接電話，會自動進入語言信箱。」只要你這麼一想，你就可以佔主動地位。因為你聽到對方的提示后，不管對方有無人接聽電話，你已經打好了留言內容的草稿。這時，如果對方有人接聽電話那更好，你可以十分專註且口齒清晰地表達。而多數人的致命弱點就是提示信息后，才語無倫次慌亂地組織自己的語言。其次，把溝通「三字訣」放在第一位。在一個留言中通知對方一個重點，因此，在撥電話之前，你最好知道你要講的重點是什麼。再選擇自己說話時的表情，表情會適時地影響對方在你所期望的時候回電話，比如興緻勃勃、親切愉悅、擔心且無助等表情，都可以使你在極短的時間內收到良好的效果。如果是受到挫折，則要堅定而有禮貌，絕不能動怒發脾氣。最後，簡明而扼要地說明你對對方的期望。再次，把你的聯繫方法告訴對方。你留聯繫方式時速度要適於手寫，而不是你正常的說話速度。要知道除了自己熟知的同事和朋友外，很少有人將你的電話放在手邊。因此，慢慢地說出你的電話號碼，好讓別人能夠記下來，而不必反覆聽好幾次你的留言。完成這些，所需花費時間很少很少。如果為了交待更多細節，需要的時間超過三十秒的話，那就乾脆寄一封電子郵件，或是親自傳達信息，也可以與對方約好時間直接會面。