27．電子郵件要言簡意賅(1)

撰寫電子郵件存在的問題人們的時間與注意力如何被使用與被尊重，直接驅動著企業人的行為。因為員工沒空去琢磨公司的每一件任務，所以總是從最容易完成的工作做起。而這些最容易的事，通常都是以簡單易懂、容易引起員工注意的方式通知對方。確實如此，哪一信息最容易讓員工作出反應，員工就當然會注意哪件事，他們不是依據工作是否在公司策略計劃里、是否會引起公司的評量為標準。要知道，「容易使用」和「減少使用的時間」是人類行為的兩大驅動力，而那些讓別人搞不清真正意思的信息，行為驅動力就大大減小。作為職場人員，必須牢記職場行為三法則的第一法則：想辦法讓別人更容易照你的方法行事，你將因之而更為得心應手。那些只是照著由來已久的方式，不努力去適應那些錯綜複雜的改變的員工是失敗的。一個人如果浪費絕大多數人的時間，那別人的工作一定不會輕而易舉地完成。無論是公司做簡報、主持會議，還是理清目標等等，你都親眼見過最棒和最糟糕的行事做法。你會發現如果利於別人節省時間，或是讓別人更容易行事，一般都成為最棒的做法；反之，如果忽略了這些指導原則，則表現為最糟的做法。將「珍視別人的時間與注意力」這一原則應用到簡潔省力的電子郵件以及其他任何形式的溝通上，會使你的溝通效果截然不同。因此，你在傳送每一封郵件時，必須三思後行。在實際的溝通過程中，一般的職員在使用任何交流形式，比如電子郵件、一對一談話、集會、打電話等，一般根據別人的信息作出以下反應：▲人們被要求採取行動、參與、合作或做出承諾，於是他們決定自己將做出反應。▲按兵不動，或是抗拒。▲採取行動，但只是奉命行事。▲全力以赴，付諸行動。這些反應，由人們腦海瞬間閃過的五項標準所決定。我們將這些標準稱為「行為溝通」。如果你要別人表示出他們的決心，並採取一定的行動，就必須在以下五個關鍵問題上取得對方的關註：▲這跟我目前的工作確實有關係？▲我必須明白應該做什麼？▲我怎樣做才能取得成果，我怎樣就會白費勁？▲有哪些工具和支持是我可以利用的？▲我最終會有什麼好處？不管通過什麼形式，也不管置身什麼人群，這個模式基本理論的有效性是無可置疑的。人們不管作出按兵不動、奉命行事或全力以赴的決斷，都基於「行為溝通」中的這五個問題。在電子郵件、面對面談話、簡報或其他形式的溝通中，你想要他人全力以赴，最好事先想清楚以上問題如何回答。可以保證交流內容清楚明確並便於讓他人全力以赴，而不只是一種形式。現在開始簡單工作在撰寫電子郵件時，必須做到與人方便，才有可能與己方便。以下就是簡單工作的步驟：第一，將必須閱讀的信息放在３Ｘ５寸空間的第一位置上。寫新聞報道時，報社記者喜歡採用「倒金字塔」的方式，他們總是將最關鍵的事實和情感關連放在新聞事件的最先位置；而那些「補版」的細節，則置於報道的末端。他們這樣做，是方便他們能夠自如地掌握報道的篇幅，如果碰到篇幅不夠、事件必須刪減截短時，就可以整段增加或刪掉。這一寫作原則同樣適用於電子郵件。電子郵件的第一段，要寫最重要的事實及有情感關聯的部分，詳情說明則寫在末尾。要知道，一般人所使用的「信息視窗」大小都是３×５寸，換算成公制約７公分×１２．５公分，這被人們稱為是黃金閱讀尺寸。對收件人來說，３×５寸的空間大小，非常適合快速瀏覽閱讀，嫻熟的速讀者，甚至只需兩三秒即可瀏覽完全部信息。因此，必須將「嚴守３×５寸大小」視為一種「極致空間限制」的訓練，才有可能應付其他空間更為有限的即時通訊及手機短訊。第二，必須清楚，你不是在寫一封信，而是在寫廣告看板的文案。電子郵件的內容要一目了然，容易快速瀏覽。儘管郵件各不相同，但要做到「容易瀏覽閱讀」，還是有一些通用的訣竅：▲在有限的３×５寸空間內，最上層的字數不超過一百一十二字到一百六十五字，大約八至十二句，且愈少愈好。▲如果你的篇幅較長，已經超過三行，就必須用逗點或空白鍵隔開。▲每一段落內，必須設定自動換行，或每超過二十個字就換行。行距短較易閱讀。第三，在寫電子郵件時，不能忽視內容清楚明確的作用，必須有效地加以運用。作為收件人，在瀏覽自己的郵件時，總是希望能接受到五方面的信息：▲關連信息。和自己目前的工作內容息息相關的信息，人們才會注意。▲自己採取下一步行動所需要的信息。當收件人收到郵件后，知道自己下一步必須要做的事情，這種信息也會吸引收件人的注意力。▲具有期望目標的信息。信息里表明了發件人所期望的目標，收件人才可能給予高度重視。