第一節管理你的時間

每人每天擁有的時間都是相等的，但是不同的人在相同時間內所做的工作卻相差懸殊。不會利用時間的人總是事倍功半，會利用時間的人則可事半功倍。(1)對時間進行計劃管理對時間的使用不能幹了算，而要算了干。把要完成的工作，按小時、按天、按周的先後時序排好，然後按計劃逐個完成。在自己可控的時間內把工作安排得緊張而有節奏，並儘力把不可控制時間轉化為可控時間，善於在不可控時間內處理事務，使用時間最忌把時間切成零星的碎片，不能把一件完整的工作**為幾次完成。要盡量把自己的時間集中起來使用。集中時間多少要依工作的需要而定，集中得過多，也會造成浪費。一般來說，時間集中較多的人，往往是時間利用率最高的人。(2)對時間的使用也要計算成本凡是勞而無功或得不償失的事盡量不去做。計算時間的單位不要用小時，而是用分鐘。越小越有助於督促自己珍惜時間、抓緊時間、充分利用時間。假定一個部門平均每人月收入400元，這400元占每人每月創造新價值的27％，則每人每月創造新價值為：400÷27％=1482元。每人每天工作為7．5小時，每月工作23．5天，則每人每月工作時間=7．5×23．5×60=10575分鐘。每人每分鐘創造的價值=1482÷10575≈0．14元。如果辦一件事，需要3個人工作5天，則辦此事的成本為3×5×7．5×60×0．14≈945元。(3)善於區分重要工作和一般工作一個人的精力有限，對自己的工作要分輕重緩急。工作一般分三類：急件，必須馬上辦；優先件，盡量去辦；普通件，有空去辦。應把主要時間花在重要的事情上，抓住了關鍵性的工作，才能有效地提高時間的利用率。(4)利用最佳狀態去辦最難和最重要的工作一個人在1天的不同時間裡，精力狀況是不一樣的。生物學家通過研究揭示，人和其他生物的生理活動都有明顯的時問規律。人的智力、體力和情感都顯現出一種周期性的變化，也就是人體內「生物鐘」的作用。管理者應該找出自己在1天中，什麼時間工作效率最高，要充分利用自己效率最佳的工作時間，來處理最重要和最難辦的工作，而把精力稍差的時間，來處理例行公事上。(5)把常規的工作標準化如何辦理經常性工作，它在規章制度中明確規定，照章辦事。同樣的問題出現后，把具體情況和處理辦法寫下來作為日後處理同樣問題的範例。這些範例經過逐漸修訂改進而形成標準化，這可使領導者擺脫瑣事的纏繞。領導者要保持優化的工作秩序，先是考慮好先幹什麼，后幹什麼，使自己的工作有條不紊，逐步規範化，不能東一耙子、西一掃帚，更不能顧此失彼。(6)抓住今天，不唱明日歌只有當天完成當天的任務，而不是拖延到明天，時間利用率才能提高。日本效率專家桑名一央指出：「昨天已是無效的支票，而明天是預約的支票，只有今天才是貨幣，只有此時此刻才具有流動性。」立足於「今天」，珍惜「今天」，運籌「今天」，凡今天能做的事，絕不能推到明天。明朝文嘉有文《今日》詩：「今日復今日，今日何其少!今日又不為，此事何時了?人生百年幾今日，今日不為真可惜!若言姑待明朝主，明朝又有明朝事。為君聊賦《今日》詩，努力做人今日始。」有些主管上任之後，仍不改平日養成的拖沓作風，導致政績平平。(7)有效地利用零碎時間所謂零碎時間是指不構成連續時段，在兩件事之間的空餘時間。有效地利用零碎時間，可以增加工作密度，加快工作節奏。(8)提高單位時間的利用率做任何事情，都要高度集中注意力，以便縮短時間。有成效的主管並不感到自己肩上的擔子壓得喘不過氣來，自信自己的時間是充分的，總認為自己還可以擠出更多的時間來。(9)複合工作法人的大腦是劃分區域的，如聽覺區、視覺區、語言區……各個區域有不同的使命，據說可使兩個或兩個以上的區域同時興奮起來，因此有些工作可以同時進行。有些應酬或不重要的會議，領導者不去又不行，去了又覺得失去不少寶貴時間。這時一方面表面應酬，另一方面可思考其他工作問題。(10)有效地利用節約時間的工具如個人備忘錄、台曆、工具書、通信簿、計算器、電傳、電話、電子郵件、VCD機、錄像機等。工具齊全、適用，用起來方便、順手，就有助於提高工作效率。開好一個會，除了對目標、議題、議程作總體規劃、用好開場白、連綴語、結束語和應變語以外，還有其他許多問題應該注意。(1)做好會務工作例如時間問題。在什麼時候舉行會議，常常直接影響會議效果。在美國瑪麗凱化妝品公司里，每周最重要的事件就是銷售主任在本單位舉行的銷售會議。這個會議被安排在星期一上午舉行，這個公司的領導說：「如果你上周銷售情況差，那你得在星期一上午召開的銷售會議上聽昕別人的經驗；如果你上周銷售情況好，那你得在星期一上午召開的銷售會議上講講自己的經驗。」要是一個人散會時渾身是勁，那他有整整一周的時間把勁使出來。有個學校在星期六下午召開校務會，會議上決定的東西要等過了一個周末才能貫徹，無形中就抵消了會議的效果。會場的布置也值得注意。例如環境是否安靜，光線是否充足、空氣是否流通都應考慮。就說會議桌的布置，一般說來應做到幾點：一是應便於主持人觀察到所有與會者，如果會議桌過於狹長，而主持人又坐在長邊的中間，他就無法和每個人形成目光交流；二是應有利於會議氣氛的烘托。例如與會者圍成一圈，討論的氣氛就容易出來，而所有與會者都朝一個方向坐，就製造了一種典型的聽取發言的氣氛。主持人在會前應當選定。(2)掌握宣布開會的時機與方式主持人不同於發言人，他不應過多地捲入到會議發言中去，他應當超脫於一般發言者之外。但是，這並不是說他對會議內容無動於衷，相反，他是會議的組織者與控制人，只不過是他更多地運用無聲的語言手段干預會議。例如開場時主持人的行為舉止就很重要。他走進會議室時要展現在大家面前的初始形象對會議就有影響作用。如果他步履緩慢，猶豫不決，那就給人一種不果斷的印象，為會議定下拖拉的基調；如果他陰沉著臉，緊鎖著眉頭，那立刻給會議罩上一種緊張不安的氣氛。會議主持人應當是挺直腰板，充滿信心地出現在大家面前。當他坐下之後，大多數與會者的注意力會集中到他身上，但仍然有些人在低聲交談，可能還會有些遲到者還未坐定。這時主持人既要迅速集中大家的注意力，又不宜點名要某人某人安靜，因為那樣會在被點名人心中樹起一層敵意，即使是不點名地高聲呼喊「請大家都安靜，我們開會了」也是一種費力不見效的笨拙辦法。高明的主持人總是通過自己的神態舉止來集中大家的注意力。他穩穩地坐在自己的位置上，向那些已經準備開會的人微笑致意，然後把目光射向那些還在說話的人和還未坐定的人。這時，那些已經準備開會的人也會將目光射向同樣的目標，那樣還未準備開會的人會立刻感受到大家的目光，於是迅速做好開會的準備。這時，主持人要對他們微笑一下，並環視一下會場，然後宣布開會。(3)制止開「小會」在開會時，當某人在發言時，常有些人在那裡開小會。這種行為一是對發言人的不禮貌，二是破壞了會場的整個氣氛與紀律，所以必須制止。但如何制止呢?點名是不妥當的，不但那些開小會的人會極感難堪，而且整個會議也會被打斷，主持人應通過自己的舉止而不是通過語言來控制局面。比如他自己全神貫注地注視發言人，以自己的神態影響帶動其他人；此法不靈，則可以向那些開小會者示以善意的提醒目光或手勢，要他們集中精神；如果吵鬧聲太大，主持人則可以親切友好的方式請發言人暫停發言，然後把身體后靠到椅背上，沉默不語，這樣，全場就會感覺到局勢的嚴重性，開小會者立刻會集中注意力了。這樣主持人再把身子往前靠一靠，向大家報以微笑，這時既控制了局勢，又強調了會議的友好氣氛。然後再把目光轉向發言人，請他繼續發言。於是會議就正常地進行下去了。(4)鼓勵發言主持人主持會議有一個重要任務，就是儘可能地將更多的人吸引到會議中來，鼓勵他們發言，搞濃會議討論氣氛，擴大會議效果。主持人在說過會議開始的開場白以後，就需要請與會者發言了。如果不是預先定好了發言人，那麼，主持人就要做好開場白和與會者發言之間的銜接，不要出現大的停頓。因此，在與會者未能及時響應主持人的開場白的時候，主持人就應當慎重，這要注意兩點：一是應該使用引導語，如果不用引導語，直接說：「你談點看法，好嗎?」就很可能失敗。再一個要注意的就是稱呼語應在前，而不要放在後，比如應該說：「老李，請你談點看法，好嗎?」而不應該說：「請你談點看法，好嗎?老李。」因為後者會使「老李」措手不及，要一二秒鐘才能反應過來，破壞了會議的節奏。再如會議上也常出現向某人提出問題的情況。如果這個問題帶有普遍性，有值得深入討論的必要，主持人就應趁勢然而又不露聲色地把其他人也拉進來。例如當老王對小劉提出了一個問題：「請問照你的看法，我們公司開發這種新產品將帶來多少直接經濟效益呢?」主持人可以這樣說：「謝謝你，這是一個很值得注意的問題。但我想在請小劉回答之前，請問一下大家在這方面還有什麼其他問題?」這種說法達到了兩個目的，不僅給了小劉以準備的時間，不至於措手不及而難堪，更重要的是趁勢將其他與會者吸引了過來，擴大了會議的討論面。可見，提高開會效率是多麼重要!所有的風雲人物都有相同的一點：善於用人，並且有得力的人輔助他。最大的智慧莫過於博採眾人的智慧，最高的才能莫過於運用眾人的才能。自古及今，所有成功的風雲人物有一點是相同的：善於用人，有得力的人來輔助他。作為一名公司領導，具體地說，要想提高效率，就應該把精力集中到少數經過努力就能獲得突出成果的項目中去。他首先應做最重要的工作，次要的工作完全可以交給別人去做。集中精力是提高效率的關鍵，只有當他認識到集中精力辦一件事的重要性，才能出成果，他不應因次要的問題分散精力。例如，涉及到任何職員，制定未來計劃的問題時，那就需要花很多時間去思考。一個領導人就應該用充分的時間去做重要的事情，而不能把這些重要的工作授權給別人。一個高效率的領導人應該盡量挖掘下屬的潛力，把日常的工作放權給下屬，以騰出時間去做他真正應做的工作，即組織工作和計劃設想未來。許多堆到領導桌子上的工作本來就不應該由領導來做，領導的主要任務是展望未來，而不是忙於去監督日常工作。許多領導往往過高地估計自己的重要性，攬的工作太多，以為這些工作只有他們才能做，而本單位的其他人都不能完成。結果，他們陷入了疲於應付的局面之中，但此刻，他的下屬也許正閑在辦公室內，悶得要死。他的手中沒有什麼問題去等著解決，然而嚴格的規章制度卻使他不敢越雷池半步，只能等待領導的命令去做一些單調而乏味的事情；他的熱情正逐步消退，他的想像力也逐步消亡。最終，當這些領導真正需要下屬的協助時，卻惱怒地發現自己擁有的是平庸的下屬。一個偉大的拳擊家，在衛冕戰前的訓練中，他不會操心家中的瑣事，不會醉心於朋友的聚會，更不能沉溺於迷亂之中。他要做的是集中精力，研究對手，磨鍊自身，其餘的交給家人，交給助手。對於一名精明的領導而言，情況也是如此。當尋找到得力的助手后，盡可以把日常的事宜交由他們辦理，而把時間花在真正需要領導去做的工作上，如改善管理、技術改革、人才的開發及長遠的戰略目標。一個人不能事事操心，平分精力。人的精力是有限的，如果處事不分輕重主次，必然徒勞無功，弄不好糾纏於小節、小事之上，反而耽誤了大事。北宋呂端善忍小節，被人稱為「大事不糊塗」。呂端，北宋初期幽州人。他聰明好學，成年後風度翩翩，對於家庭瑣碎小事毫不在意，心胸豁達，樂善好施。一次，呂端奉太祖趙匡胤之命，乘船出使高麗。突然海上狂風大起，巨浪滔天，颶風吹斷了船上的桅杆，一船人十分害怕，呂端毫無反應，仍然十分平靜地在那裡看書。宋太宗趙光義時代，呂端被任命為協助丞相管理朝政的參知政事。當時老臣趙普推薦呂端時，曾對宋太宗說：「呂端不管得到獎賞還是受到挫折，都能夠十分冷靜地處理政務，是輔佐朝政難得的人才。」宋太宗聽后，便有意提拔呂端做丞相。有的大臣認為呂端「平時沒有什麼機敏之處」，太宗卻認為：「呂端大事不糊塗!」終於，呂端成為宋太宗的宰相。在處理軍國大事時，呂端充分體現出機敏、果敢的才能。每當朝廷大臣遇事難以決策時．呂端常常能較圓滿地解決問題。淳化五年，歸順宋朝的李繼遷叛亂，宋軍在與叛軍的作戰中，捉到了李繼遷的母親。宋太宗單獨召見參知政事寇準，決定殺掉李母。呂端預料太宗定會處死李母，等到寇準退朝後，便巧妙地詢問寇準：「皇上告誡你不要把你們計議的事告訴我吧?」寇準顯出為難的神色。呂端見寇準沒有把話封死，接下去說道：「我是一朝宰相，如果是邊關瑣碎小事，我不必知道；如果是國家大事，你可不能隱瞞我啊。」呂端、寇準都是明大義、知輕重的人，所以呂端才敢公開地向寇準詢問他與皇帝議事的內容。寇準聽懂了呂端的話中之意，便將太宗的意思如實告訴了呂端。呂端聽后急忙上殿啟奏太宗說：「陛下，楚霸王項羽俘虜了劉邦的父親，威脅劉邦，揚言要殺死他的父親。劉邦為了成大事，根本不理他，何況是李繼遷這樣卑鄙的叛賊呢?如果殺掉李母，只會使叛軍更加堅定了他們叛亂的決心。」太宗聽了，覺得有理，便問呂端應該如何處置李母。呂端富有遠見地回答：「不如把李母放置在延州城，好好地服侍她，即使不能很快招降叛賊，也可以引起他良心上的不安；而李母的性命仍然控制在我們手中，這不是更好嗎?」呂端一席話，說得太宗點頭稱讚：「沒有呂愛卿，險些壞了大事。」呂端巧妙運用攻心戰術，避免事態擴大，李繼遷最終又歸順宋朝。如果你是個比較熟悉環境的人，已經懂得些人情世故，覺得要做一個硬漢，不但是不能而且也不敢、不願做個一味敷衍苟合以立身的現代人，玲瓏剔透、八方無礙，反而可以樂得如魚得水，無所不入，賢人社會可以容他，常人社會也能容他，小人社會都能容他。這其中敷衍就是他做人的惟一要訣。你要做這樣的人，當然也必須具有若干必備條件：手腕夠靈活嗎?臉皮夠厚嗎?能夠巧言令色嗎?能夠脫盡火氣嗎?能夠抹去良心嗎?如果是件件皆能，那麼要做敷衍的現代人，是夠資格了。可是實際上好敷衍未必就能佔便宜。比方我與你只是一面之交，我來請求你代為設法安插一個位置，你很自然地為我寫封推薦函，向某方介紹。我拿到這份推薦函，心裡十分高興，以為你有求必應，真是一尊活菩薩，但是我去求見某方的結果，卻被回得乾乾脆脆，連絲毫希望都沒有，我當然只怪對方的不買交情，不會怪你的面子不夠大。可是近來有人告訴我，你的推薦函根本只是隨意濫寫，有機會也寫，無機會也寫，對方知道你的推薦函，向來只是一種春風人情，是一種敷衍手段，你的推薦，絕對不會產生效力的。經他一提，我才知道你是個老奸巨猾，專門敷衍人家的人，試問這是好印象嗎?這是好名譽嗎?你是吃虧呢，還是佔便宜?當然我與你初次相見，你是不會寫推薦信的，對於我的請求，你會說，好的，一定代為留意，同時安慰我幾句，叫我放心，叫我等幾天聽迴音。我當然十分感謝，誰知你是有口無心，說過便忘。過幾天，我來討你的迴音，你又是一番敷衍，說是前函還未答覆，等再去函催問，我當然信以為真，心裡更加感激，但是臨到最後，你的敷衍，終使我大失所望。我若是性情粗魯的人，壓不住內心的憤怒，也許要說，既沒有辦法為什麼不早點說，讓我再三的徒勞往返……試問這是好印象嗎?這是好感想嗎?這是好名譽嗎?你是吃虧呢，還是佔便宜?比方我與你是老朋友，我找你給兒子介紹一個職業，你說：「你的兒子，就是我的侄子，你的事就是我的事，當然沒問題!」我也以為彼此是老朋友，必然不會對我使出敷衍的手段，誰知你再三說正在設法，結果卻石沉大海，全無音信，使我反而不便向你詢問。試問這麼一來我對你的印象如何?感想如何?萬一你有事找我商量，我還肯為你出力嗎?敷衍是經不起考驗的，一經考驗，敷衍的伎倆立即被拆穿，一經拆穿，還有誰來信你?信用喪失，豈不是得不償失?所以敷衍的手段，在不得已時，可以偶一試用，如以敷衍當做做人的惟一辦法，有時要吃大虧，甚至葬送前程呢!