53.習慣十認同肯定（6）

國際信息通信會議（infocom）進行的一項研究表明，會議的時間越長，根據所有參會者的反映來看，會議越容易取得好的效果。***一場持續半小時的會議，58%的參會者表示他們獲益很大；持續半個小時到一個小時的會議，這個比例會上升到61%；一個小時到五個小時的會議，這個比例為67%；而五個小時以上的會議，參會者滿意度高達80%。也許是因為長達五小時的會議準備得很充分，也許是因為佔據了半天多的工作時間，參會者更能集中精神。按時開始

不管會議多長或多簡短，作為組織會議的經理，你必須保證會議如期按時舉行。這樣，喜歡拖拉的員工才會意識到他們遲到了，而其他員工才能準時參加。有組織、有條理的經理會讓會議準時開始。

羅伯特·勒瓦瑟在他的一本關於商務會議的書里提到「參加會議的人通常在會議開始的時候，就會議的內容和進行的方式達成了共識」。因此每個人準時參加很重要。這通常會佔用會議10%的時間，也就是說如果你要參加一個半小時的會議，只需要3分鐘就可以決定：

會議的主要目的

大家期望取得的結果

會議議程

主要人

對付喜歡遲到的人

下面是一些鼓勵、督促大家準時參加會議的技巧：

·要求遲到的人向大家道歉。不要將他們錯過了的部分再重複一遍，要讓他們認識到這是他們自己的責任。

·把會議室的門關上，這樣遲到的人必須敲門才能進來。如果你嚴格要求他人，也可以讓遲到者多敲兩下再開門，他們自然會灰溜溜地走到座位上。

·把「美差」在會議開始的前幾分鐘就分配出去，這樣遲到者只能分到大家最不想要的任務。這對大家準時參加會議，是個很大的激勵因素。有時，儘管你一再強調準時參加會議有多重要，有些員工還是會遲到。

◆會議議程

盡量把會議安排在上午，而不是中午或快下班的時候。大多數

人需要在開完會後繼續工作，而且會議中討論的問題，可以在這一

天得到執行。

如果參加者事先知道某個會議或活動會花5分鐘或10分鐘，他們會儘力準時參加，遵守時間規定。如果召集會議的人事先宣布，某個問題只需3分鐘的討論時間，那麼他不會在這個問題上滔滔不絕地講下去。

嚴格遵守會議議程。討論到每一個議題時，鼓勵參加者思考這

些問題：現在討論問題的關鍵是什麼？討論這件事是為了達到什麼

目的？需要採取什麼行動？

提出問題，解決和繼續努力

當小組就需要採取的行動達成了一致意見時，關鍵問題包括誰來執行任務、需要哪些資源、任務何時可以完成、結果何時討論。成功地解答了這些問題以後，小組繼續進行下一個議題。

並不是所有的議題都需要解答。有時，一個議題只是一個通知或報告，不需要參加者的討論和反饋。有時，議題已經得到了解決，會議只進行執行況的簡要介紹。

對於那些有著相對應目標的議題，你有責任帶領大家取得這些目標的進步。還需要作出哪些努力？什麼時候能實現總體目標？每一個目標的這些問題都需要寫下來，量化，然後作出具體的時間安排。不要偏離主題

有一些技巧能夠保證會議有條理地進行，取得預期結果。下面僅舉幾例，供大家參考：

·要求者在指定時間內完成。可以在醒目的牆上掛一面鍾，提醒大家保持簡短。

·讓會議負責人宣布下一個人是誰，分配給下一個議題的時間。

·讓人提前把內容的概要、圖表分給大家，然後讓他們給出一個簡單介紹，點明這些材料中的主要信息。記住：根據你所在部門、開會的周期還有部門的歷史不同，上面這些技巧的效果也會有所不同。

◆調節會議環境

除了會議的內容無聊、冗長之外，會議無法吸引大家注意力的另一個原因是環境不合適。也許是室內溫度太高，也許是通風差、空氣不流通，再加上光線暗，更容易讓人昏昏欲睡。