52.習慣十認同肯定（5）

◆會議：理想與現實

幾乎所有的會議參加者都表示，他們在開會的時候會走神。73%的人承認他們會做別的事，比如玩手機。39%的人則承認他們會偷偷地打瞌睡。

會議的目的有布、更新信息，制訂戰略，組織協商談判，回顧和展望。一般意義上的會議是由一個人主持，向大家傳達某些信息。會議的理想狀態是與會者仔細聆聽之後，認真思考，群策群力，想出解決問題的辦法，讓會議主席感到無比欣慰。我說過，這是理想狀態。

而實際況是怎樣呢？大家姍姍來遲，一隻耳朵進一隻耳朵出，在筆記本上塗塗畫畫，喝著咖啡，剪手指甲，就是不知道人都說了什麼，就算聽到了，很快也會忘得一乾二淨。

儘管你對開會沒有好感，甚至有痛苦的回憶。但是只要你的方法得當，它確實是幫助你和員工實現工作目標的一個有效的途徑。

◆動員的作用

會議取得理想效果的關鍵是要做好充分的準備。mci公司進行的一項關於會議的研究表明，「取得理想效果的會議所需的準備時間，幾乎是沒有效果的會議的準備時間的兩倍。」

成功會議的主持者通常會為兩個時間單位的會議，提供一個時間單位的準備和另一個時間單位的後續跟蹤。換句話說，一個兩小時的會議，需要一個小時的準備和另一個小時的後續跟蹤。提前動員

組織和準備會議的一個有效的辦法，就是在會議的前幾天動員每一個參會者，調動他們的積極性。

·和將要參加會議的人交談。

·告訴他們會議的主要內容。

·聽聽他們對這次會議的想法或感興趣的地方。

·讓他們成為參與者，而不是受支配者。如果是持續的會議或例會，可以在會議開始前問他們這些問題：

·上一次會議中哪些內容讓你受益？

·怎樣才能調動每個參會者的積極性？

·你希望從這次會議中得到什麼？

花這麼多時間準備值得嗎？當你考慮到會議的目的，並不是為了簡單地把這些人聚集在一起，而是為了實現某一集體目標時，你就會認為這一切都是值得的。

提前交談

除了組織會議以外，有些經理可能會對提前收集參會員工的意

見感到厭煩。「天哪！用得著提前和每一位員工談話嗎？」實際上，

只要組織好了，這個任務也不會有想象中那麼費力。

如果和員工討論會議目標能夠大大加速會議的進程，何樂不為

呢？會議能更快結束，員工參與的積極性越高，取得理想結果的可

能性也就越大。

提前和參會員工交談能夠幫助你更好地準備會議：

制訂會議議程，使它圍繞整個團隊關注的重要話題。

安排議題的順序，使它有利於實現團隊的整體目標。

提前分會議議程，以便員工帶著想法和好主意來參加會議。

如果你已經在會前與員工交流過了，那麼這次會議更有可能不偏離題，按時結束，而且更能夠激員工對下次會議的熱。

會前得分

當你提前和員工進行交談，在會議開始前，為他們準備了議程時，

他們會認為你是一個有組織能力、工作能力強的經理。你會現，

當員工對會議的內容感興趣時，他們更會準時參加。除了通知會議

開始的時間之外，他們會有另一個參加與否的判斷標準。

如果你被通知參加一個會議，要求組織方事先寄給你一份議程。如果沒有，就要一份會議主要話題的提綱。如果什麼都沒有，你很可能會聽得一頭霧水。

◆使會議變得有效的方法

近年來，在會議中心、酒店或其他地方舉行的會議減少了，但是在公司內部，比如辦公室、董事會議室、公司禮堂舉行的會議增多了。

當會議不在公司舉行，需要出差到別的城市或國家時，大部分職業人士都表示，擔心離開期間，辦公室的事務會堆積。但事實表明，持續時間長的會議結果更讓人滿意。