第3章 積極聆聽(2)

值得一提的是，在跟我談話的水兵當中，大多數人以前都從來沒進過艦長的辦公室。所以談話剛開始的時候，很多人都會顯得有些拘束，可一旦發現我是非常真誠的，他們的反應馬上就變得非常強烈。我在自己的辦公桌上安裝了一個麥克風，一旦我聽到水兵們提出了好的建議，我就會打開麥克風，讓整個"本福爾德號"都能聽到。我並不需要通過一個管理委員會來確定一項政策，因為發現一個好的提議有時只需要五分鐘。根據談話的內容，我把船上的所有工作編成了兩個清單。清單A包括所有的關鍵職位；清單B則是一些並不能給我們帶來任何價值的附加工作，比如說粉刷油漆之類的煩瑣而重複的工作。我首先把工作重點放在解決B類工作上。在談話的過程中，我從一位水兵那裡得知，僅僅是給軍艦刷油漆的工作，我們每年就要重複六次。每隔一個月，我們這些年輕的水兵就不得不花費幾天的時間來擦掉船上的銹跡，並重新刷上油漆。這其實是一種巨大的時間和精力的浪費，無論從心理上還是從生理上來說，它都會極大地損傷整個團隊的士氣。這位水兵提出了一個更好的建議：使用不鏽鋼結合件來代替那些材料，這樣就可以大大減少我們每年粉刷油漆的次數。"這是個很好的主意。"我說道。然後我們一起檢查了海軍的後勤系統。很遺憾的是，我們並沒有這些不鏽鋼結合件的存貨。於是我決定在最近的家得寶（HomeDepot）以及其他幾家商店採購，我們用"本福爾德號"的信用卡購買了幾千美元的不鏽鋼結合件。結果證明，安裝完這些零件之後，我們每年對軍艦進行粉刷的次數減少為一次。而且，順便說一句，我們的這種做法迅速傳遍了整個海軍艦隊。接下來，我們檢查了船上所有可以移動而又容易生鏽的金屬零件。當時有一種相對先進的保護金屬表面的方法，即先消除金屬表面的雜質，然後再噴上一層可以防止生鏽的油漆，就可以大大提高金屬的防鏽能力。當時這種方法已經在海軍內部得到應用，可由於所需設備的規格問題，導致這種方法的應用範圍受到很大局限。所以我們只好在聖迭戈找到一家能夠處理這項工作的公司來合作。整個處理過程大約耗資萬美元，但卻可以保證我們在今後的幾年時間裡都無需再對軍艦進行粉刷。就這樣，在我的任期內，"本福爾德號"上的水兵們再也沒有碰過油漆刷。他們有了更多時間來完成自己的工作，整艘軍艦的運作水平也因此得到了明顯的提高。量才適用與水兵們交談之後，我開始考慮把他們的個人和職業目標跟我們需要完成的工作結合起來。有的時候，當我們遇到一些非常規的工作時，我馬上就會在大腦中的資料庫里進行搜索，努力找到那些對這些工作可能會感興趣的人。對下屬的了解本身就是一筆巨大的財富，它可以使人們更好地完成工作，甚至包括那些極為煩瑣沉重的工作。我是在"希洛號"上擔任執行指揮官的時候開始意識到這一點的。執行指揮官是整個海軍中最為煩瑣的工作之一，它的職位僅次於艦長，除此之外，執行指揮官還要負責整艘軍艦的文件處理和其他相關運作。就當時的情況而言，"希洛號"一共有440名水兵，這就意味著我每年需要進行440次人員評估，需要做440份表現記錄、培訓記錄、津貼記錄、醫療記錄、牙齒保健記錄和檔案記錄。一想到每年我們會因為這些記錄而消耗掉多少張紙，需要砍掉多少棵大樹，我就忍不住打個寒戰。我當時的行政助理是一個非常平庸的傢伙，他獲得提升的主要原因就是他比其他人服役的時間要長一些，僅此而已。他不會打字，不會校對，甚至都不會做拼寫檢查-總而言之，他能做的事情很少，而且工作效率極低。記得有一次，他竟然為了度假而把一堆錯誤百出的文件留給我處理。沒過多久，戴維·勞爾，一位21歲的海員因為無法適應工作而被行政管理辦公室調到我身邊。而且更為糟糕的是，這位年輕人還被指控"違反上級指令"。所以剛開始的時候，我並沒有對他抱有太大希望，"只要他能幫助我處理一些行政管理方面的雜事，讓我能夠安心負責一艘導彈驅逐艦上真正的工作就行了。"他前來報到之後，我對他進行了簡單的工作描述，然後就忙著做自己的事情了。可讓我感到驚訝的是，一段時間之後，我發現原本放在辦公室角落裡成堆的健康報告和培訓記錄開始被轉移到我辦公桌上的"待簽字"盒子里。而且讓人難以置信的是，原本散落在桌子上的廢紙也被收拾得乾乾淨淨。交到我面前的文件也沒有錯別字了，而且語法也都完全正確！我的工作效率大大提高。這讓我感到驚訝極了。一天，閑聊之間，我問戴維為什麼會被管理辦公室踢出來。"我的上司不喜歡我。"他回答道。然後他解釋說，在到"希洛號"報道一個月之後，他向上司提出了一些關於改進工作效率和辦公室工作流程的建議，可上司並不喜歡這樣。一次次碰壁之後，戴維決定放棄努力。天哪，這就是我需要的那種"能夠進行獨立思考的人"！很快，我就提拔他為我的主要助理，直接對我負責。很多時候，戴維都會抱著一堆健康報告來對我說："長官，如果您能把這一段改成這個樣子，那效果是不是會更好一些呢？"通常情況下，他實際上都已經修改完畢，我只要在上面簽個字就行了。