28．簡報愈短愈好(2)

步驟五，在做簡報前，就應該到處去推銷自己的簡報。主管通常最痛恨兩件事：１、意料之外的事情；２、時間應該是花在助理尚未檢查過的事物上。事先向助理推銷這些簡報，可以讓你創造雙嬴。做簡報之前，抽時間與這些相關人員呆在一起，給他們機會，讓他們介入簡報的遣詞用字，或是對簡報的主題提出意見。可能的話，所有相關人員，至少在一星期前，你就將自己的簡報講義發給大家，讓他們人手一份。步驟六，主管插話之前，迅速邀請他們加入。如果自己是在做簡報，那你在頭五分鐘內就應該問：「這跟你的經驗相符嗎？」或是問：「我正確地描繪這項任務的目標了嗎？」或是問：「你會改變我們定位這項計劃的方式嗎？」創造讓主管表達他們看法的機會。既然自己的簡報一定會被打斷，就不如事先就為這種情況作好準備，否則簡報的節奏與重點就會受到影響。步驟七，主管所需資訊，自己必須清楚明白，而且直截了當、簡明扼要地為他提供。主管們常被一些像逃避責任的請求所圍剿，這些請求聽來像逃避責任，多半都是因為沒有適當地說出這些請求，因此中層主管習慣性地把應該自己決策的事項推給高層領導。舉例說，如果你希望主管支持你對新產品的提案，千萬不要請求「贊助」或「大力支持」。這些聽起來都好像是你還沒盡到自己的責任，等待來自上面的力量助你一臂之力；反之，你應該列舉已完成的工作項目，然後詳細說明未來三十至六十天內需要老闆協助的事項，例如他必須參加哪些會議、與會人員有哪些、需要老闆傳達什麼信息等等，而且必須做到具體簡潔。步驟八，隨時將問題準備好。和公司領導人面對面的時間要充分加以利用。多數公司，由上而下的溝通不是信息混淆不清、缺乏重點，就是必須經常性地穿過層層過濾網，等你接到信息時，原有信息的意義已經是不復存在。所以，不管你向主管報告什麼，都必須隨時將自己的問題準備好。